MENULIS PESAN BISNIS MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

MENULIS PESAN BISNIS MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

1.Keahlian Membuat Pesan Singkat

 

2.Menulis Pesan Cepat dan Efektif Dgn Bahasa yang Mudah

 

3.Pemilihan Media Elektronik Untuk Membuat Pesan  Singkat

 

4.Membuat E-Mail Yang Efektif

 

5.Membuat Blogs Bisnis Yang Efektif

 

6.Membuat Podcost Yang Efektif

 

7.Mendistribusikan Isi Dari Blogs 

PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS

Pesan bisnis yg berkaitan dg kegiatan bisnis sehari-hari yg bersifat rutin, menarik dan diorganisasikan dg pendekatan langsung digolongkan sbg permintaan langsung (direct request).à ide2 pokok, fakta2 pendukung, pernyataan yg tulus atas tindakan yang diinginkan.

1.Pembukaan

      à Kalimat permulaan harus menyatakan permintaan scr khusus shg pembaca dg mudah dpt memahami maksud isi surat à supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman.

2. Penjelasan Rinci

    à Penjelasan atas kalimat pembuka.

3. Penutup

    à sebaiknya diisi dg permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dg batas waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi

Bentuk-bentuk direct request

1.Permintaan untuk pihak internal

  - Lisan

  - Tertulis (memo)

2.  Permintaan untuk pihak eksternal

  àPasanan (order)

  àKlaim (aduan)àpengembalian barang/

     uang, barang baru,perbaikan dlm masa

  garansi, pembatalan pesanan.

  àPermohonan kredit

  àUndanganà permohonan kehadiran,

PESAN POSITIF/PESAN DG NIAT BAIK (GOODWILL)

 à Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik (goodwill)

Bentuk-bentuknya:

-Ucapan selamatàkeberhasilan perusahaan/individu msl peresmian gedung,pembukaan cabang dll.

-Penghargaan à atas kemampuan individu / perusahaan mencapai prestasi kerja ttt.

-Ucapan dukacita à musibah/bencana

PESAN NEGATIF/PESAN BURUK (BAD NEWS)

àSebaiknya disampaikan secara langsung, sebaiknya disampaikan tanpa mejatuhkan kesalahan pada individu atau organisasi tertentu.

 

Ada 5 tahap yang dpt dijadikan pedoman dlm penyusunan pesan negatif :

 

1.   - mulai dengan pesan yg sifatnya umum
2.   - Jelaskan masalah yg dihadapi
3.   - Nyatakan pesan negatifnya.
4.   - Ambil tindakan yg diperlukan.
5.   - Tutup dg pesan positif

PESAN PERSUASIF

à Persuasif : Suatu usaha yg dg sadar dilakukan oleh individu atau organisasi untuk memodifikasi atau mengubah pandapat, sikap, kepercayaan atau perilaku individu maupun organisasi lain.

à Pesan Persuasif adalah pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan atau perilaku individu maupun organisasi.

 

Pesan persuasif biasanya disusun dg pendekatan tak langsung atau induktif yaitu AIDA

   (Attention, Interest, Desire,Action).

• -Attention (perhatian)à bgn awal diuraikan ide pokok yg menaik perhatian & bermanfaat bagi audiens.
• -Interest (minat)à ide pokok yg relevan dg audiens digambarkan dg baik untuk membangkitkan minat audiens.
• -Desire (keinginan) àide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia mengambil tindakan seperti yg diinginkan komunikator.
• -Action (tindakan) à bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audiens agar melakukan tindakan sesuai keinginan komunikator.

1. Keakhlian Membuat Pesan Singkat

Menulis pesan bisnis harus memenuhi karakteristik 6 C: salah satu C nya adalah Conceiness / ringkas / singkat.

Melalui penggunaan teknik metode straight proses, buatlah surat yang pendek. Tidak dibenarkan membuat pitch letter lebih dari satu halaman.

Alenia pembuka sebuah pitch letter harus bagus karena kesempatan terbaik utk mena rik perhatian dan informatif. Menurut (Williem Ruder) pendiri agen humas Ruder Finn mengatakan bahwa: “Anda mati atau hidup setelah kalimat pertama”.

Kalimat pertama sering merupakan bagian yg paling sulit dlm menulis pitch letter. Satu cara terbaik utk merumuskan baris pembuka adalah menguraikan aspek paling menarik  dari subjek yg sedang anda pitch dan nyata kan dgn sederhana. 

Misal: Jika anda cerita tentang komputer pertama di dunia yg dpt berbicara utk IBM, kalimat pembuka anda bisa menyebutkan kalimat seperti: “IBM sudah mengembang-kan komputer pertama didunia yg bisa bicara

Jika cerita sebuah sejarah, wawancara atau survei perlu membangun pitch dgn pembuka yg provokatif. Contoh surat utk New York Time, baris pembukanya adalah: “ Apakah anda tahu bahwa meskipun 93 % sekretaris dewasa ini . . . dst”   

Misalnya lagi, anda ingin menulis atau mem perkenalkan maupun mempromosikan HP dalam hal ini Black Berry generasi ke dua. Anda bisa membuat Judul Black Berry Storm Generasi Kedua Siap Meluncur Ke Pasar. dan kalimat pertamanya sbb: Setelah mencatatkan total pelanggan lebih dari satu juta orang di Indonesia, Research In Motion (RIM) pabrikan smart phone asal Kanada ini, kembali meluncurkan varian baru Storm, yaitu Black Berry Storm2. ( dst lanjutkan !!)

Itu adalah contoh kalimat pembuka yg padat dan singkat utk merangsanag dan mencari dari mana fakta-fakta muncul dan kemana arah tujuan fakta-fakta tsb.

2. Menulis Pesan Cepat dan Efektif dengan Bahasa yg Mudah

Contoh:

        Denpasar, 6 April 2011

        No  : 001/SK/IV/2011

  Lap   : ---

        Hal  : Permohonan Kerja Sama

  Kepada Yth:

       Bapak Alex

  di –

        Denpasar

 

         Terimakasih atas waktu yang disediakan buat saya untuk berbicara dengan bapak kemarin tentang beberapa ide kisah teknologi jam tangan.

          Saya kira “ The Creation of a Watch” bisa menjadi ide bagus. Saya ingin menawarkan peluang kepada bapak untuk mengunjungi Macho Wavges di Rolly, New Jersey dan membahasnya dengan insinyur, perancang, dan tenaga pemasaran bagaimana sesungguhnya sebuah jam tangan diproduksi – mulai dari awal hingga akhir.

        Kita dapat melakukan langkah-langkah untuk berbicara dengan orang yang mendukung:

1.           . Riset dan pengembangan
2.           . Teknologi produk
3.           . Disain
4.           . pemasaran massa       

          Akan saya sebutkan bahwa Macho adalah satu dari beberapa perusahaan yang memproduksi jam tangan di Amerika – tepatnya di Rolly, New Jersey.

        Saya akan segera menghubungi bapak per telpon  untuk mengetahui apakah kami dapat menyusun kunjungan bagi bapak. 

  Demikian kami sampaikan, terimakasih perhatian anda. Kami berharap kita bisa bekerja sama dalam proyek ini.

       Hormat kami,

       John Doe

       Account Executive

Coba perhatikan contoh tsb:

  Hook pembuka / kalimat pertama nya sangat singkat dan menarik.

Setelah itu dalam alenia kedua dan ketiga adalah penjelasan riil mengenai tujuan surat dan menggunakan bullet untuk menghemat waktu dan ruang.

Penggunaan teknik seperti metode bullet, anda dapat mengumpulkan banyak fakta secara jelas dan padat.

Menggunakan bullet atau straight proses, mebuat surat jadi pendek.

Setelah konsep surat / draft selesai dibuat, ajukan pertanyaan utk diri sendiri sbb: 

• 1.Adakah sesuatu yg berlebih-lebihan ?
•     Jangan sampai ada hal-hal yg diulang 
•     dua kali. Misal: utk mengungkap  
•     “agar supaya jangan sampai gagal”
•      cukup katakan “jangan sampai gagal”.
•   Contoh utk mengungkapkan kata khas dan beda atau baru dan inovatif adalah berlebihan. Jadi cukup pilih salah satu saja.
• 2. Adakah informasi yg tdk vital ?
•       Baca dan periksa berulang apakah isi
•       surat sudah benar dan lengkap atau
•       ada yg tidak perlu.
• 3. Adakah cara yg lebih cepat utk
•        berterus terang ? Pastikan anda tidak  
•        berputar-putar pada isu yg sama.

Kalimat terakhir biasa ditutup dgn bahasa harapan sbb:

Setelah saudara dapat kesempatan utk mengkaji materi tsb, saya akan menelpon saudara. Atau

Jika saudara memerlukan informasi lain tentang subjek ini, silahkan hubungi kami di (0361) 222444. atau

Terimaksih atas waktu dan pertimbangan saudara. 

3.Pemilihan Media Elektronik Utk Membuat Pesan Singkat  

Dalam memanfaatkan media elektronik utk membuat pesan, kata elektronik cukup disingkat: E atau e, yg artinya elektronik atau electronic.

Sejalan dengan revolusi online, demikian hurup “ e “ dalam e-PR sama artinya dgn “ e “ sebelum mail dan commerce yg merujuk pada medium elektronik dunia internet termasuk juga “ World Wide Web “.  

Menggunakan internet  secara langsung dapat berkomunikasi dgn audiens melalui Web site, pesan e-mail dan kelompok diskusi.

Menulis pesan melalui: media elekronik/ media cyber / internet / dunia maya adalah utk membangun brand dan trust.

Internet memiliki keuntungan yaitu:

1.     - Komunikasi konstan.
2.     - Internet bersifat insomniac, yang       memungkinkan berkomunikasi: 24 jam sehari  hari       seminggu, 365 hari setahun.

   

 

-Respon instan. 

     Dapat memberi respon instan thd satu

     permasalahan yg muncul dlm

     perkembangan pasar.

-Audien global.  

     Melalui internet hambatan geografis dpt

     dikurangi.

-Pengetahuan audien. 

     Bersifat interaktif memungkinkan dapat 

     umpan balik secara konstan dari audien

      sesuai keinginan.

- Komunikasi dua arah. 

     Sangat membantu membangun satu

     pola hubungan yg kuat dan saling

     menguntungkan perusahan.

-Relatif murah.

    Dibanding komunikasi dengan cara lain

    yang konvensional karena tidak perlu

    alat-alat tulis dan percetakan yg makin

    mahal.  

        Dalam dunia internet, secara permanen kita akan diekspos kedunia luar sehingga segala sesuatu yang kita muat didalamnya akan membantu membangun reputasi kita.

Contoh: di AS Ford Motor Company melakukan kampanye pakai e-mail utk kegiatan bisnisnya dan mengirim brosur serta menyediakan ruang diskusi online.

4. Membuat email yang efektif. 

          Sama halnya dgn menulis pesan bisnis melalui media internet.

Email yg efektif = pesan bisnis yg efektif melalui surat elektronik / e-mail.

Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elekronik (disingkat pos-el, atau dlm bhs inggris “elektronik mail atau email” ejaan indonesia: imel ).

Anatomi surat elektronik:

emailsaya@yahoo.com

 

Contoh alamat e-mail

- emailsaya: nama pengguna (username) yg ingin dituju dlm mailserver.

-Yahoo.com: nama mailserver tempat pengguna yg dituju.

Contoh lain, mail server yg memungkinkan top level domain adalah:

emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Email saya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yg ingin di tuju dalam mailserver.

Surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yg dituju, rinciannya:

   - surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain) biasanya merujuk ke sua tu komputer dlm lingk pemilik domain.

   - vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organi sasi / perorangan ( vibriel ). (105d) 

   - net: second level domain, menunjukkan bhw domain ini termasuk kategori networking  (net).

   - id: top level domain, menunjukkan bhw domain ini terdaftar di otoritas domain indo nesia (id).

Ada dua cara utk mengakses e-mail:

- Dgn cara menggunakan browser, seperti internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sbg web-based, artinya kita menggunakan media web sbg perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo !!! Mail dan Gmail.  (107d)

  - Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. 

 

Etika penggunaan E-mail :

Jangan mengirim e-mail dgn lampiran attachment yg terlalu besar, jangan melebihi kapasitas e-mail penerima agar tidak ditolak mailserver penerima.

Jangan mengirim lanjut (forward) e-mail tanpa berpikir kegunaan bagi orang yg dituju.

Selalu isi kolom subjek, jangan dikosongkan

Dlm mengutip tulisan orang lain, usahakan selalu seperlunya, jangan seluruhnya.

Dlm menjawab e-mail, kutiplah bagian yg kita tanggapi saja, agar lebih jelas dan tidak memakan waktu / jatah akses penerima.

Dlm mengutip tulisan pihak ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

Jangan menggunakan huruf kapital karena terkesan anda BERTERIAK.

Gunakan kata-kata yg santun karena sering penerima mempunyai persepsi yg beda dgn pengirim.

Menulis email yg baik atau chatting sama halnya dgn menulis bahan presentasi, agar jelas dan mudah dimengerti.

Menurut Rhenald Kasali,2004, beberapa tips yg perlu diperhatikan adalah:

-Pertama: jangan menggunakan huruf besar semuanya. Jika Anda sering berkirim e-mail, anda pasti tahu huruf besar memberi kesan sedang berteriak.

 

-  Kedua: gunakanlah huruf tebal (bold) atau warna yg berbeda, terutama pd pesan-pesan yg sangat perlu. Warna dan huruf tebal itu punya daya tarik tersendiri, mudah dibaca dan diingat.

-  Ketiga: gunakan huruf yg mudah dibaca. Lebih baik memakai arial daripada mema kai serif font, garamont, atau huruf lainnya.

-Keempat: konsisten. Gunakanlah jenis huruf dan warna yg serasi. Tidak berlebihan dan tidak terkesan ampang, kosong.

 

-Kelima: gunakanlah warna yg sejuk, enak di lihat dan tidak norak. Warna yg norak bisa menyebabkan sakit mata  

Keamanan e-mail

Keamanan data e-mail tdk selalu terjamin pasti ada resiko krn terbuka utk umum dan melewati banyak server yg mungkin bisa disadap.

E-mail dpt diamankan dgn teknik peng acakan (enkripsi), misalnya: Pretty good Privacy. Beberapa provider e-mail melaku kan scaning dgn anti virus ternama.

Spam.

Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan dlm pengiriman berita elektronik utk iklan dan keperluan lainnya yg mengakibatkan ketidak nyamanan bagi pengguna web.

Bentuk spam yg dikenal: spam e-mail, spam instant messaging, spam Usenet newsgroup, spam mesin pencari informasi web (web search engine spam), spam blog, spam berita pada HP, spam forum internet, dsb.

Berita spam termasuk kegiatan melanggar hukum, merupakan tindakan kriminal dan dpt dikenai sangsi hukum sesuai dgn undang undang internet.

5. Membuat blogs bisnis yang efektif. 

Kita semua mengetahui bahwa blog sudah   menarik perhatian di dalam internet.

Jutaan orang telah menempatkan pikiran, gagasan, mimpi, gosip, iklan dan keluhan mereka pada web melalui weblog.

Weblog (blog) juga mengubah wajah bisnis online.

Konsumen mempunyai kekuatan untuk mempengaruhi panutan yang lebih besar. 

Orang-orang berbagi pengalaman negatif  sbg konsumen sidikitnya 10 X sesering seperti pengalamam positif.

Oleh karena itu perusahaan harus berhati-hati, dgn kedatangan blogging, krn konsumen yg tak puas mempunyai kekuatan dan pengaruh dibanding sebelumnya.

Banyak perusahaan bisnis sekarang menghadapi masalah pers negatif yg muncul dlm hasil search engines (mesin pencari situs) à suatu keluhan kecil dan tuduhan yg diting galkan oleh para bloggers yg tak puas.

Seperti publisitas online negatif sangat merusak dlm apa yg disebut “search culture”

Search culture mengacu pd bgn yg ber kenaan dgn konsumen yg melakukan semua dari produk mereka dan riset per usahaan pada web.

Bagaimana mungkin perusahaan blog secara etis menyerang pers negatif ?

Mari kita coba buat skenario:

Perusahaan PT. Mau Maju, menemukan bhw hasil penelitian 10 teratas utk nama pro duk tertentu adalah keluhan pelanggan ten tang keadaan siap pakai.

Perusahaan tsb dgn cepat meneliti isi keluh an dan merespon dgn blog post yg memecah kan permasalahan pemakai atau menyaran kan alternatif.

Blog merupakan cara yg efektif utk menge lola bisnis.

Tiap-tiap perusahaan perlu mempunyai blog on atau dihubungkan dgn website perusahaan mereka.

Konsumen seharusnya punya kesempatan utk mengajukan pertanyaan dan menyuarakan keluhan mereka secara langsung.

Merespon isu ini akan memadamkan pers yg tdk baik dan memenangkan kembali beberapa pelanggan yg tdk puas.

Perusahaan yg bereaksi thd keluhan pelanggan via weblog akan mengkomunikasikan komitmen terhadap kepuasan pelanggan.   

Sukses Meraih Uang Dari Blog

Perkembangan media internet bernama blog seolah tak terkendali. Awalnya blog hanya menjadi media curhat.

Kini blog sudah menjadi Komoditas.

Ratusan juta rupiah bisa didapat dari blog.

Bagaimana caranya ? ?

Enda Nasution adalah “ Bapak Blogger “ Indonesia.

Cosa Aranda: jutawan blogger dr Surabaya

Siapa yg tak kenal dgn “Raditya Dika” ?

Awalnya lelaki yg biasa dipanggil Radith (Mhs jurusan politik Ind FISIP UI) itu hanya lah penulis catatan harian dalam blog.

Blognya yang dulu beralamat di: www.kambing-jantan.com, dia menerbit kan buku berjudul: Kambing Jantan, yang berhasil masuk best seller.

Sehari pengunjung blognya bisa mencapai 3500-5000 orang.

Dari media blog, kini banyak orang menge nal Radith sbg lelaki kocak dgn ide-ide gila

Melalui blog lah yg mengantarkan Radith jadi terkenal dan mampu melangkah jauh.

Buku-bukunya yg lain menyusul terbit: Cinta Brontosaurus (2006), Radikus Makan kakus: Bukan Binatang Biasa (2007), Babi Ngesot: Datang Tak diundang, Pulang Tak Berkutang (2008).

Radith tak langsung dpt uang dr membuat blog. Ia hanya ingin berbagi cerita via blog

Gue ini orang yg selalu mengalami kesialan Nah, kesialan-kesialan itu gue tulis di blog. Eh, ternyata orang suka kalau gue lagi sial

Menurut Enda, utk bisa meraup uang lebih banyak dr blog, blogger harus bisa membu at pengunjung blognya banyak, agar peng iklan tergiur utk memasang iklan. 

Kunci sukses Radith (24 th) terletak pada: Kemampuannya berkomunikasi, dalam hal ini adalah: ahli menulis pesan bisnis mela lui media elektronik yakni: “blog”

Cerita-cerita yg ditampilkan sangat menarik.

Kelucuan yg terjadi adalah kenyataan, nam un disampaikan dgn bahasa dan sudut pan dang yg menarik.

Gaya dan nada bhs nya sesuai kombis, me menuhi karakteristik 6 C dan, sesuai peristiwa.

Strategi Kombis via elektronik.

Tujuan yg ditentukan pd dasarnya merupakan titik awal dimana anda berdiri.

Strategi ini memuat cara bgmn anda akan tiba pd tujuan tsb.

Tujuan yg dibuat memuat hal-hal yg berkenaan dgn web. Sementara strategi online harus memuat hal-hal lain seperti diskusi e-mail dan kelompok diskusi.

Utk melakukan langkah tsb Anda perlu:

Memiliki sebuah tujuan.

Melakukan penelitian utk mengetahui metode online apa yg sesuai dgn bisnis anda dan audien.

Buat sebuah rencana berdasarkan tujuan dan penelitian.

Pastikan anda punya SDM yg diperlukan.

Menentukan target audien.

Dlm dunia internet orang memiliki pilihan yg variatif dan informasi yg disajikanpun isinya lebih variatif.

Komunikasi online harus menghubungkan orang selain menyampaikan pesan.

Beberapa audien yg berbeda dpt mempenga ruhi bisnis online anda.

Audien tersebut meliputi:

oKonsumen                o Calon konsumen

oKonsumen lain         o Investor

oPesaing                     o Organisasi Pedagang

oJurnalis                     o Kalangan Industri

oModerator diskusi    o Karyawan

oRegulator online      o Pemasang iklan online

oSponsor online         o LSM

oPerusahaan yg terhub dari dan ke website anda. 

 

Anda harus membedakan kelompok audien yg akan menjadi target dgn memperhatikan faktor-faktor berikut:

 - Usia : buat spot dgn target pangsa pasar anak muda dan remaja dewasa.

 - Geografi : pertimbangkan perbedaan kultur

 - Gender : perhatikan produk utk sex tertentu.

 - Sosial demografi: perhatikan target pasar menurut demografi.

 - Pemakai internet: ada pemakai yg reguler dan ada yg temporer.

 - Loyalitas: ada audien yg loyal dan ada konsumen pengekor. 

Sukses Meraih Uang Dari Blog 

 

Perkembangan Internet bernama blog se olah tak terkendali. Awalnya, blog hanya menjadi media curhat. Kini blog sudah menjadi komoditas. Ratusan juta Rupiah bisa didapatkan dari blog.

Bagaimana caranya ?

Posted in: KOMUNIKASI BISNIS